avendera consulting

Wie sieht es in den Büros aus?

Heute verursacht eine konventionelle Dokumenten-
ablage u. a. ineffizienten Ressourceneinsatz, zeit-
aufwendige Suche nach Dokumenten, lange Durch-
laufzeiten, Mehrfachablage, mangelhafte Transpa-
renz und vor allem hohe Kosten.

Es erschwert somit ein integriertes, kundenorien-
tiertes und zeitnahes Arbeiten.

Die meisten elektronischen Dokumente stehen nur dem Verfasser zur Verfügung. Mitarbeiter verbrin-
gen 10% - 40% ihres Arbeitstages damit, Informa-
tionen zu suchen oder auf sie zu warten. Die Archiv-
kosten bestehen zu 97% aus Personalkosten, weni-
ger die Ablage, dafür umso mehr der erneute Zugriff ist entscheidend.

Hierbei handelt es sich um verdeckte Kosten, denn es gibt keine Kostenstelle. Das heißt suchen.

In vielen Unternehmen macht sich eine zunehmen-
de Informationsflut breit. Diese Informationen müssen verarbeitet, archiviert und vor allem wie-
dergefunden werden. Es gibt Erhebungen, die besa-
gen, dass sich alle 2-5 Jahre die Informationsmen-
ge verdoppelt.

Diese relevanten Informationen müssen aus multi-
medialen Dokumenten unterschiedlichster Form und Struktur so aufbereitet werden, dass sie den indivi-
duellen Bedarf von Personen und Organisationen gerecht werden.

Was bieten elektronische Archiv-Systeme:

• Zeit- und Kosteneinsparungen durch sekundenschnelles Wiederauffinden von Vorgängen und Dokumenten
• Mehr Informations-Transparenz für Unternehmen und Organisationen (z.B. als Grundlage für Knowledge-Management)
• Weltweiten und sicheren Dokumentenzugriff über Internet und Intranet
• Basis-Technologie für E-Business- bzw. E-Commerce-Anwendungen
• Anwendungsunabhängige Archivierung
• Abgrenzung der steuerrelevanten Daten gegen andere Daten, die im kausalen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang stehen
• Geringer administrativer Aufwand bei einer Steuerprüfung
• Problemloser Systemwechsel (jederzeit möglich)
• Unmittelbarer Zugriff ist gewährleistet
• Entlastung der Datenbank, durch Auslagerung der Altdaten
• Steigerung der Performance des Gesamtsystems
• Nutzung des elektronischen Archivs zur Optimierung weiterer Geschäftsprozesse

Archivierung und Dokumentenverwaltung sind mächtige Organisationswerkzeuge und erfordern professionelles Handeln und Vorgehen.

avendera SOFTWARE-SERVICES übernimmt folgende Aufgaben:

• Qualifizierte Beratung
• Analyse der Prozesse und Workflows
• Erstellung eines kundenspezifischen Archiv/DMS-Konzeptes
• Vertrieb von Hardware- und Softwaresystemen