Archivierung
Die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails wird in vielen deutschen Unternehmen trotz eindeu-
tiger gesetzlicher Regelungen immer noch sträflich vernachlässigt. Das schrieb die Computerwoche, die eine Umfrage zu diesem Thema durchführte.
Nach dem Umfrageergebnis haben rund zwei Drittel (64 Prozent) der Firmen nach wie vor keine inner-
betrieblichen Bestimmungen aufgestellt, wie elekt-
ronische Daten - und hier insbesondere die geschäftsrelevanten E-Mails - aufbewahrt werden.
Allerdings sind Gesetzmäßigkeiten zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen schon seit Anfang 2002 in Kraft. Hier schreibt das Bundesfi-
nanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine zehnjährige Archivierung vorgesehen, für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre.
Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren, sie haben auch die Pflicht zu gewährleisten, dass alle betriebs-
wirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails samt deren Anhänge jederzeit verfügbar gemacht werden können.
Wem als verantwortlichem Mitarbeiter mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird, riskiert arbeits-
rechtliche Probleme.
Dem Unternehmen selbst kann bei lückenhafter Dokumentation im schlimmsten Fall eine Zwangs-
schätzung der Unternehmenswerte durch das Finanzamt drohen.
Warum also Mailarchivierung?
- permanent überfüllte Postfächer
- stetig wachsendes Datenbankvolumen
- lange Wartezeiten bei gezielter Recherche
- aufbewahrungspflichtige Dokumente als Anlagen
- steigendes Risiko bei Systemausfall und Datenverlust
- hoher Aufwand für Wartung, Administration, Organisation
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten
avendera SOFTWARE-SERVICES übernimmt folgende Aufgaben
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